Home Office vs. Büro – dies ist die aktuelle Challenge für den Arbeitgeber. Die Mitarbeiter sollen schliesslich gerne ins Büro kommen, doch worauf sollte man bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Büroräume achten? 

Was genau ist die Herausforderung bei der heutigen Arbeitsplatzgestaltung im Büro?

Home Office ist schon eine schöne Angelegenheit. Besonders in Bezug auf die Gestaltung des eigenen kleinen Büros daheim. Die Lieblingsmusik im Hintergrund und die passenden Lieblingsfarben an der Wand oder schöne persönliche Deko können nach Lust und Laune gewählt werden. Zuhause ist es einfach immer noch am schönsten. Jeder Mitarbeiter richtet sich also individuell ein und macht es sich in seinen eigenen vier Wänden gemütlich. Kann da die Bürogestaltung des Arbeitgebers überhaupt gegen das eigene Home Office mithalten? Genau da findet sich die Herausforderung für den Arbeitgeber. Wie können die Büroräume und die Arbeitsplatzgegebenheiten gestaltet werden, damit die Mitarbeiter gerne kommen und sich wohlfühlen? Und kann man es jedem überhaupt Recht machen?

Räumlichkeiten – Wie können die verschiedensten Räumlichkeiten effektiv gestaltet und genutzt werden?

Neben der zufriedenstellenden Ausstattung sollte auch ein Blick auf die gesamte Raumaufteilung geworfen werden. Besonders in Open Space Büros sorgen klare Regeln und Verhaltensweisen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Denn nichts stört mehr als die Kollegen, die besonders lautstark Telefonate führen. Separate Räumlichkeiten für Telkos und Teams-Meetings sind demnach unbedingt erforderlich. Ein weiterer Aspekt für effizientes Arbeiten ist die Aufteilung nach Teams. So kann die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern untereinander ohne lange Wege gewährleistet werden. In einem Open Space Büro können die verschiedenen Bereiche mit Hilfe von Raumtrennern gestaltet werden. Auch jeweils farbliche Akzente können für eine diskrete Abtrennung sorgen. Für Unternehmen, die jeweils geschlossene Büros haben, ist es wichtig, dass sich die Teams nicht ganz voneinander abgeschottet fühlen. Es helfen Glaswände oder Türen, um dem Ganzen ein offeneres Gefühl zu verleihen. Wenn dies nicht gegeben ist, könnte eine „Offene Tür Kultur“ eingeführt werden. Indem Fall ist es umso wichtiger, Gemeinschaftsräume zu haben, die für einen Austausch untereinander sorgen. Sei es eine grosse Teeküche oder ein Kickerzimmer. Generell sind Rückzugsmöglichkeiten für die Mitarbeiter sehr wichtig. Denn niemand kann acht Stunden, ohne zwischendrin mal kurz abschalten zu können, effizient durcharbeiten.

Neben den Räumlichkeiten selbst helfen viel Tageslicht und Lüftungsmöglichkeiten für kreative Köpfe. Für ein bisschen mehr Wohnlichkeit sorgen passende Pflanzen, die übrigens auch sehr gut als optische Raumteiler verwendet werden können.

Bürogrösse – Wie lassen sich leere Büros vermeiden?
Da die Finanzen nun mal meine Herzensangelegenheit sind, weiss ich, dass die Grösse des Büros ein wichtiger Kostenfaktor darstellt. Besonders in der Zeit des Home Offices bedeuten leere Büroräume hohe Ausgaben. Doch was ist die Konsequenz? Wer nicht wieder in die alten unkonventionellen Gewohnheiten verfallen und dem Home Office als Arbeitgeber den Riegel vorschieben möchte, der sollte auf eine feste Home Office Regelung nicht verzichten. Zum Beispiel bieten sich feste Arbeitstage im Büro an, um die Teamgemeinschaft zu fördern. Die festen Tage helfen ebenfalls bei der effizienten Verteilung der Arbeitsplätze. So wird verhindert, dass die Büroräume teils leerstehend und ungenutzt bleiben. Neben der Kostenersparnis wird so auch eine angenehme Arbeitsatmosphäre geschaffen, denn wer bereits aufgrund der Pandemie öfters allein im Büro gesessen hat, weiss wie es sein kann ohne Gesellschaft zu arbeiten. Die Organisation der Arbeitsplätze kann durch ein Management Tool vereinfacht werden, bei dem sich die Mitarbeiter jeweils für die Anwesenheitstage eintragen können.

Arbeitsplatzgestaltung – Wie lang kann die Wunschliste werden?
Um die Zufriedenheit und somit auch die Motivation der Mitarbeiter zu sichern, sollte zunächst nicht an der Qualität der Büroausstattung gespart werden. Dabei ist es wichtig, dass jeder Arbeitsplatz gleichwertig ausgestattet ist. So lassen sich Konflikte um den besten Büroplatz vermeiden und jeder kann an jedem Platz ohne Probleme oder erforderlicher Umstellung arbeiten. Wichtig ist die Einhaltung der Ergonomie am Arbeitsplatz. Wie zum Beispiel mit einfach höhenverstellbaren Tischen und Bildschirmen sowie mit Bürostühlen, die den jeweiligen Sitzbedürfnissen entsprechend eingestellt werden können. Der Rücken wird es später danken. Auch könnten verschiedene Sitzmöglichkeiten für zwischendurch angeboten werden, wie ein Gymnastikball oder ein orthopädisches Sitzkissen. Nicht zu vernachlässigen ist die Entlastung der Handgelenke. Mit ergonomischen Mousepads oder einer Unterlage für die Tastatur können Fehlhaltungen und damit verbundene Verspannungen entgegengewirkt werden. Um die Wunschliste der Mitarbeiter nicht ausarten zu lassen, empfiehlt sich ein Budget pro Arbeitsplatzausstattung festzulegen und eine Liste mit den möglichen Gadgets zu erstellen.

Kann man es denn jedem Recht machen?

Viele Arbeitgeber möchten den Mitarbeitern ein komfortables und somit auch produktives Umfeld schaffen. Doch ist dies oft leichter gesagt als getan. Hier eine kleine Checkliste für einen geeigneten Arbeitsplatz, um nicht den Fokus zu verlieren:

– Zunächst sollte die normal vorausgesetzte Ergonomie am Arbeitsplatz für jeden Mitarbeiter individuell anpassbar sein.
Wie zum Beispiel mit einfach höhenverstellbaren Tischen und Bildschirmen sowie mit Bürostühlen, die den jeweiligen Sitzbedürfnissen entsprechend eingestellt werden können. Der Rücken wird es später danken.

– Auch bietet es sich an, verschiedene Sitzmöglichkeiten für zwischendurch zu haben.
Ein Gymnastikball oder ein orthopädisches Sitzkissen beugen gegen Fehlhaltungen und Rückenschmerzen vor.

– Nicht zu vernachlässigen ist die Entlastung der Handgelenke.
Mit ergonomischen Mousepads oder einer Unterlage für die Tastatur können Fehlhaltungen und damit verbundene Verspannungen entgegengewirkt werden.

– Eine festgelegte Budgetplanung ist empfehlenswert.
Um die Wunschliste der Mitarbeiter nicht ausarten zu lassen, empfiehlt sich ein Budget pro Arbeitsplatzausstattung festzulegen und eine Liste mit den möglichen Gadgets zu erstellen.

Und als Antwort auf die Frage „Kann man es denn jedem Recht machen?“, gibt es ein klares Nein. Jeder hat andere Bedürfnisse und Vorstellungen von einem perfekten Arbeitsplatz. Jedoch kann man den Mitarbeitern mit den zu vorherig genannten Möglichkeiten entgegenkommen und somit die Grundlage für eine zufriedene Arbeitskultur schaffen.

Wie lockt die PENTAG Home-Office Mitarbeiter ins Büro?

Wir sind in der PENTAG eine grosse Familie. Um diese familiäre Atmosphäre zu bewahren, ist ein regelmässiges Erscheinen im Büro wichtig. Sonst verliert man sich einfach aus den Augen. Mit der zeitlich Regelung, dass unsere Mitarbeiter mindestens zwei Tage in der Woche ins Büro kommen müssen, haben wir einen guten Kompromiss gefunden. Die Mitarbeiter sind weiterhin flexibel und das Treffen der Kollegen im Büro übt sich positiv auf das Gemeinschaftsgefühl und den Zusammenhalt aus. Wem dies nicht wichtig ist, dem fehlen schnell der Anschluss und die Motivation. Auch die Identifizierung mit unserer Firma schwächt mit der Zeit ab. Ein weiterer Aspekt für eine regelmässige Büropräsenz ist die ausreichende Betreuung der Leute. Als Arbeitgeber bekommt man schneller mit, wenn was bei den Mitarbeitern nicht in Ordnung ist und kann Konflikten sowie Unwohlsein entgegenwirken. Besonders bei gesundheitlichen und psychischen Problemen kommt die Krankschreibung sehr plötzlich und unerwartet, wenn man keinen Kontakt zueinander pflegen kann.

Einer der wohl grössten Fehler ist das fehlende Vertrauen vom Arbeitgeber zum Arbeitnehmer. Wer seine Mitarbeiter ständig überwacht, kontrolliert und überhaupt keine Freiräume lässt, dem wird auch kein Vertrauen entgegengesetzt. Eine solche Beziehung kann auf langer Sicht nicht zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führen und stärkt weder das Gemeinschaftsgefühl, noch das gemeinsame Interesse, die Firma voranzubringen.